相談支援専門員やケアマネージャーとして働いている方の中には、リモート勤務を取り入れたいと考える人もいると思います。リモート勤務が可能になると、家庭と両立しやすく、働きやすくなるので、新たに職員を募集する時にも採用しやすくなりますよね。
この記事では、相談支援専門員やケアマネージャーなど、相談支援の仕事でリモート勤務を取り入れるためのポイントを紹介していきます。
- 相談支援は一部をリモートにすることは可能
- 締め切りを守ればＯＫと考え直す
- コミュニケーションツールを使いこなす
- 勤務時間に気を付ける
- リモート可能な作業を切り出す
- 利用者さんとの面談は対面が望ましい
- 事業所との面談はリモートも可能
- 毎月の目標設定を行う
- 出社したい時は選べるようにする
- 個人情報保護に気を付ける
- リモート勤務のルールを設定する
- 働きやすい職場を実現していこう
相談支援は一部をリモートにすることは可能
福祉の仕事をしている人の中には、「介護や福祉は利用者さんと接する仕事なのだから、リモートワークは無理でしょ？」と思われている方もいると思います。
確かに、入所・通所事業所の支援員の仕事は、利用者さんの食事や排せつなどの介助をしなければならず、その場にいなければできない仕事ですよね。
しかし、相談支援であれば、仕事の約半分程度は事務作業と言えます。全ての仕事をリモートで行う「フルリモート」は難しいですが、事務の部分を在宅で作業することは可能です。
締め切りを守ればＯＫと考え直す
リモートワークの導入に拒否感のある理由の一つに、「在宅で働くとサボる人が出てくる」という意見があります。ＩＴ系の企業だとリモートワークが当たり前なので、「離れていても仕事はできる」という考え方に慣れているのですが、「サボりは許さない」という考え方が、福祉事業所が初めてリモートワークを導入する際の壁になっているとよく聞きます。
確かにリモートワークでは、1人で作業するので多少休憩したり、好きな音楽を聴きながら仕事をしたりすることはできると思います。
ただ、リモートワークでは何時間働いたかよりも、「期限までに仕事を終わらせること」が重要視されています。つまり、働いた時間数で評価するのではなく、成果主義と言えます。
相談支援専門員やケアマネージャーが作成するサービス等利用計画やケアプランも同様に、締め切りまでに間に合えば、いつどこで作成しても大丈夫ですよね。
毎月の計画の作成件数は、営業職でのノルマのようなイメージで、「月末までに〇件達成できればＯＫ」と捉え直してみてはいかがでしょうか。
コミュニケーションツールを使いこなす
リモートワークのデメリットの一つに、職員同士のコミュニケーションが減るということがよく指摘されます。確かに離れた場所でそれぞれが仕事をしているので、直接会って話す機会は少なくなるかもしれません。
そこで、インターネットを使ったコミュニケーションツールを使いこなすことが大切です。計画相談だけであれば、基本的には相談支援専門員が１人で聞き取りを行い、１人で書類を作成するため、ほかの職員と話す必要はあまりないかもしれません。
ただ、委託相談や会議の開催、事業所の運営に関してなど、計画相談以外の業務について、何か報告・相談したい時は、コミュニケーションを取る必要がありますよね。もちろん電話でも良いのですが、経費節減のためにも、LINEやZoom、Slackなどを使うと便利です。
使い慣れていない人にとっては、こうしたツールを活用することに抵抗感があるかもしれません。LINEは多くの人がプライベートでも使っているので、まずはLINEのメッセージや通話機能を使っていくと良いでしょう。
勤務時間に気を付ける
リモートワークだと、就業時間が過ぎているのに、ついつい切りの良いところまで作業したいと思うことがあります。相談支援の仕事でも、「このサビ計が完成するまで」と、ついつい頑張ってしまいがちです。
出社していれば、就業時間が来たから、ほかの人も帰るから、というタイミングで自分も帰ろうと思うきっかけがあります。
しかし、リモートワークだと、時間は自分で管理しなければならなくなります。
出社時間についても同様のことが言えますね。ＩＴ企業では、遅刻や夜間の働きすぎを防ぐために、時間が来たら、ＳＮＳのメッセージ機能を使って、「おはようございます」「お疲れ様でした」などの挨拶をするところが多くあります。
相談支援のリモートワークでも、こうしたコミュニケーションの工夫をすることによって、職員の時間管理をサポートしてみてはいかがでしょうか。
リモート可能な作業を切り出す
ここまで、計画相談でリモートワークが可能であることをお伝えしてきました。指定特定相談支援事業所であれば、面談のみ訪問して、直行直帰ＯＫの形にすれば、リモートワークは十分可能です。
しかし、基幹相談支援センターなど、計画以外にも様々な業務があるという事業所はどうでしょうか？
その場合、「この仕事はリモート可能」、「この業務は出社して行う」というように、作業の切り出しを行ってみることをお勧めします。
そうすると、これまでリモートワークは無理と思っていた作業も、実はパソコン１台あれば自宅でもできるということに気が付くはずです。
例えばこれまで会議の出欠を取るために１件、１件、電話で確認していたのを、メールで返信してもらう方式に変更すれば、自宅でもメールを作成することが可能になります。
このように、始めからリモートワークは無理と決めつけず、「どうしたら可能になるか？」
利用者さんとの面談は対面が望ましい
ここまで、事務作業ではリモートワークが可能だと解説してきました。しかし、相談支援専門員の業務の中でも、リモートワークが難しいことの一つに、利用者さんとの面談があると思います。
リモートワークで面談するには、面談の相手にも、パソコンを自分自身である程度、操作してもらうことが求められます。
利用者さんの中には、パソコンを持っている人自体が少ないです。さらに、インターネットを閲覧する程度の操作は可能な人もいますが、面談のために操作できる人はかなり少なくなるでしょう。
仮にパソコン操作ができる人であったとしても、利用者さんとはじっくり話し合うために、直接会うことが望ましいと思います。
事業所との面談はリモートも可能
利用者さんとの面談は直接対面が望ましいですが、各福祉サービス事業所からの聞き取りに関しては、オンラインツールに慣れている方であれば、リモートでも大丈夫でしょう。
実際に筆者も、いくつかの事業所とはリモートで聞き取りを行ったことがあります。
聞き取り相手が問題なくパソコン操作できることや、相手がリモートであっても対面と同様に話してくれることなどが、リモートができる条件です。
聞き取りをしながら、同時にパソコンに打ち込めるようになると、業務の効率化が一気に進むのでお勧めです。
毎月の目標設定を行う
各職員が自宅で仕事をするようになると、業務の進捗率がどうなっているのか、気になると思います。事業所を安定的に運営していくためには、1人の相談支援専門員が１００人以上担当し、サービス等利用計画とモニタリング報告書をしっかり提出していくことが必要だからです。
そのため、リモートワークを導入する場合、業務の進捗状況を見える化させることが重要です。そのデータをクラウドで共有し、目標を達成できそうかどうか常に状況をみんなでチェックしあうことで、お互いに刺激を受け、仕事の励みになります。
リモートワークで、周囲の職員がどれくらい仕事をしているか分からないと、気が緩んでしまいそうになることもあるでしょう。しかし、互いにどれくらい仕事をしているか、チェックできる体制があれば、リモートであっても、目標に向かって頑張ることができるようになります。
出社したい時は選べるようにする
事業所でリモートワークを導入する場合、職員に自宅での勤務を義務付けるのではなく、「推奨」や「選択式」を採ることが大切です。職員の中には、どうしても自宅で集中できなかったり、日によっては出社したいという人もいるからです。
例えば、家族もリモートワークしている家庭では、お互い１人で作業したいということもあるでしょう。
職員自身が選択できる体制を整えることによって、より働きやすくなると言えます。
また、職場として選択式を導入している以上、多く出社したことによって、その職員の評価を高くするということは止めましょう。職員の評価は、あくまで仕事内容や仕事量などの成果や、仕事に向き合う姿勢で判断するべきです。
個人情報保護に気を付ける
リモートワークを導入する時に最も気を付けなければならないことは、個人情報の保護です。よくニュースにもなっている通り、病院職員や行政の職員が個人情報の書かれたＵＳＢやノートを紛失したということが、問題になっています。
外部で仕事をすることによって、仕事道具も事業所の外に持ち出す機会がグンと増えるでしょう。
ＵＳＢの持ち出しそのものを職場として禁止したり、クラウドでデータを管理したりするなど、対策を講じることが必要です。
リモート勤務のルールを設定する
相談支援事業所としてリモートワークを導入するのであれば、いきなり運用を開始していくのではなく、事前にルールを決めることが必要となります。
ルールが無いまま導入してしまうと、働く職員が混乱してしまったり、関係機関に迷惑をかけてしまったりする恐れもあります。
既にリモートワークを導入している事業所のやり方を参考にさせてもらったり、どのような方法であれば導入できそうか、事前に職員にアンケートを取るなどしましょう。
週何回までリモートワークを可能にするかや、勤務時間の扱いをどうするかなど、これまでの出社するスタイルと比較して一つひとつ決めていく必要があります。
働きやすい職場を実現していこう
ここまで、相談支援専門員がリモートワークを行うためのポイントについて解説してきました。一部分はリモート可能であるということがお分かり頂けたでしょうか。
相談支援事業所でリモートワークを導入することによって、職員が働きやすくなり、さらにそのような職場で働きたいという人が集まってくるという効果が期待できます。リモートワークを導入している事業所はまだ数少ないので、働きやすさを理由に、転職せず、職員が定着してくれるというメリットもあるでしょう。
相談支援事業所でも、ぜひリモートワークの導入を検討してみてくださいね。
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