ケアマネージャーや相談支援専門員などの仕事をしている人の中には、ケース会議やケア会議を開くことに慣れず、苦痛に感じている人もいると思います。会議のコツが分かれば、もっと楽しく働けるのに…と感じるかもしれません。
この記事では、「ケース会議やケア会議をスムーズに開くポイントは？」「会議の日程調整はどうしたらうまくいく？」という疑問に答えていきます。
- 最も忙しい人に候補を挙げてもらう
- そのあとに全体の日程調整を行う
- 日程調整は便利な機能を使ってみる
- 会場の予約を早めに行う
- 目的・話し合う内容を確認
- 直前にメールでリマインド、当日取り上げることを確認
- 飲み物などの準備をする
- 議事・進行のイメージをする
- 落としどころを考えておく
- １時間程度で終わるよう心掛ける
１，最も忙しい人に候補を挙げてもらう
会議の日程調整を行う時には、参加者の都合がなかなか合わず、候補日が二転三転してしまうことがあるかもしれません。日程調整がうまくいかないと会議の出席予定者と気まずい思いをしてしまったり、手間や時間が掛かってしまったりして、大変ですよね。
そこで、会議の日程調整では、参加予定者の中で最も忙しそうな人や出張などが多い人を優先して、候補日を挙げてもらうと、スムーズに日程調整を行うことができます。
その人に第１～３希望まで挙げてもらいましょう。そのうえで、調整を行っている間、正式な日程が決まるまでは、その人に候補日のスケジュールを空けておいてもらうよう、頼んでおきます。
ごくたまに調整を行っている間に、スケジュールが埋まってしまい、もう一度調整し直しが必要になってしまうこともあるので、その点だけ注意が必要です。
２，そのあとに全体の日程調整を行う
第１～第３候補まで挙げてもらった後は、ほかの参加予定者に都合を聞きます。
その中で、最も出席者が多く集まる日を選ぶようにします。人数が同じ日程が２つある場合は、早い日程で開催するようにするか、今回の会議でより重要な役割を果たしそうな人が出席できる日を選びます。これらの日程調整は、緊急の会議でない限り、できれば開催の２～３週間前までには済ませておくとスムーズに行うことができます。
日程調整では少人数であれば電話でも済むかもしれませんが、人数が多い場合、電話連絡で行っていると、面倒だと思います。
相手が離席していて、なかなか連絡がつかなかったり、折り返し電話が来ないということもあるでしょう。日程調整は極力メールで行うことがオススメです。その方が相手も都合の良い時にメールを開き、手帳を見ながら、落ち着いて考えることができるからです。
３，日程調整は便利な機能を使ってみる
最近は「調整さん」など、便利な機能もあるので、活用すると良いでしょう。最終的な日時と会場が定まったら、再度、出席予定者にメールで案内します。会議の段取りが大きな負担になっているのであれば、なるべく色々な便利ツールに頼って自分の負担を減らす工夫をしてみましょう。
メールは誤って迷惑メールボックスに入ってしまうことも考えられます。開封確認機能を使うと、相手がメールを確実に読んでくれているか確認することができます。
きちんと全員に案内したはずなのに、相手はメールを開いていなかった、というトラブルを防ぐようにしましょう。
日程調整さえうまくいけば、会議の段取りは半分成功したようなものだと思って、自信を持ってください。慣れくればそれ程負担に感じずに済みます。
４，会場の予約を早めに行う
会場が決まっている場合は、会場を確実に抑えることも大切です。
筆者の経験でも、せっかく日程調整したにもかかわらず、すでに会場がいっぱいだったため、日程を変更するか、会場を急遽変更するかを選ばなければならず、大変な思いをしたことがあります。
仮予約をできるのであれば、第１～第３候補のすべてをとりあえず仮で押さえておくことも良いでしょう。また、会議では個人情報を扱うことが多いと思いますので、他人に聞かれないような場所を選びます。
このように、トラブルを防ぎ、段取り良く進めていくことによって、参加者に快適に会議に出席してもらえますし、今後も安心して連携することができるようになります。
日程調整など事務的で、些細なことと感じられることでも、スマートに進めていくことによって信頼関係につながっていきます。
５，目的・話し合う内容を確認
会議を開く前に、今回の会議の目的や議題をあらかじめ共有しておくことも大切です。
会議を案内するメールで、目的と議題を記しておくと、参加者も安心することができます。
全てを１人で決めるのは大変でしょうから、ほかの参加予定者に、何か話し合いたいことは無いか聞いてみることもお勧めです。
また、会議の日程調整を行うメールで、「話し合いたい議題があれば、遠慮なくお申し付けください」と一言添えておくと親切でしょう。１人で仕切らずに、風通しの良い会議づくりを心掛けるとベストです。
６，直前にメールでリマインド、当日取り上げることを確認
会議の日程調整や会場の予約などが済んだら、出席予定者には念のためリマインドメールを送っておきましょう。
リマインドメールの内容は、日時、会場、会場の住所、会議の議題、出席予定者の名簿、当日の緊急連絡先などを盛り込んでおきます。当日、資料を配りたい人は、人数分印刷してきてもらうよう、お願いしても良いでしょう。
当日会場で会議の直前に印刷するとなるとバタバタします。なるべく事前にできることは、前もって済ませておくよう心がけます。
７， 飲み物などの準備をする
ケース会議やケア会議に必ず必要というわけではありませんが、飲み物もあれば、会議が和やかに進むための役割を果たしてくれます。コーヒーが苦手な人もいるので、そういったことにも配慮すると親切です。
他にも参加者の方が快適に過ごせるよう、空調の温度を調整するなど会場準備を進めておきましょう。会議が始まるかなり前に来る人もまれにいるので、会議開始30分前には会場設営を終えておきます。
８，議事・進行のイメージをする
会議が開かれる前に、参加者からどういった意見が出そうか、考えておくと会議がスムーズに進みます。頭の中でシミュレーションしておくと、当日になって緊張せずに済むのでお勧めです。
会議の中で自分の意見を考えようとすると、うまくまとまらなかったり、言いたいことが言えなかったりします。
会議が始まる前に、自分自身の考えも改めて整理しておくと良いでしょう。
９， 落としどころを考えておく
会議のテーマを決め、当日の会議の準備があらかたできたら、あらかじめ結論がどうなりそうか考えておくと会議がまとまりやすくなります。事前に立ち話でも良いので、会議の参加者から考えを聞いておくと、落としどころがどうなりそうか想像しやすくなります。色々なアイディアが出ることは良いのですが、実際の支援方針を検討する時は、現実的に実践可能な路線でロードマップを描いていかなければなりません。自分の考えが一つのパターンしかなく、参加者の誰かに否定されてしまうと終わってしまいます。
そのため、落としどころは一つではなく、複数のパターンを考えておくと、さらに良いでしょう。
１０， １時間程度で終わるよう心掛ける
会議はあまりにも長時間開いていても、良い結論が出るとは限りません。なるべく落としどころを考えておくことによって、短時間で済ませるようにすることも大切です。あまりにも長時間経過してしまうと、次の予定が入っている人が、退席してしまう場合もあります。
忙しそうな人には事前に、何時ごろまで参加できそうか確認しておくのも良いでしょう。
そのためにも会議の当日よりも、事前の準備がより重要になってきます。
この記事では、福祉の現場でケース会議やケア会議を開く時のコツを10選お伝えしてきました。これまで手間取っていたところを効率よく進めていくことで、よりよい連携を深めていきましょう。福祉の仕事を探すなら、相談支援・障害福祉の非公開求人多数！業界最大級の専門サイト介護の求人情報30,000件。カイゴジョブがお勧めです。
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